Opublikowano: 17.09.2024

Załącznik do uchwały nr 36/2024
Zarządu ZOO WROCŁAW Sp. z o.o.
z dnia 17.09.2024 r.

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w ZOO Wrocław Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą we Wrocławiu

§ 1
Postanowienia ogólne

W celu zapewnienia najwyższych standardów etycznych w ramach działalności ZOO WROCŁAW Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej Spółka) i oczekując postępowania zgodnego z tymi zasadami, w tym ujawniania Naruszeń prawa, wprowadza się „Wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w ZOO Wrocław Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu”, zwaną dalej Procedurą zgłoszeń wewnętrznych, określającą przejrzyste zasady ujawniania przypadków Naruszeń prawa, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi Naruszeniami prawa oraz ochronę Sygnalisty, Osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz Osób powiązanych z sygnalistą.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa zasady, tryb i organizację sposobu przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych, a także podejmowania Działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami oraz ochronę Sygnalisty, Osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz Osób powiązanych z sygnalistą.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest jawna i podlega udostępnieniu na stronie internetowej Spółki pod adresem www.zoo.wroclaw.pl, a także na tablicy ogłoszeń znajdującej się w siedzibie Spółki (Budynek Administracji, I piętro).
Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Spółka przekazuje informację o Procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje Sygnalistę, który dokonuje Zgłoszenia wewnętrznego w Kontekście związanym z pracą niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
W ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych możliwe jest dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych wyłącznie w zakresie Naruszeń prawa zdefiniowanych w § 2 pkt 7) Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz przez Sygnalistów w rozumieniu § 2 pkt 4) Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz przez określony w ww. procedurze bezpieczny Kanał zgłoszenia.
Niezależnie od postanowień Procedury zgłoszeń wewnętrznych istnieje możliwość dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane z pominięciem zasad i trybu wskazanego w ww. procedurze. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
Każde Zgłoszenie wewnętrzne należy traktować z należytą powagą i starannością, a także z zachowaniem obiektywizmu, bezstronności i poufności.
Załącznik do uchwały nr 36/2024
Zarządu ZOO WROCŁAW Sp. z o.o.
z dnia 17.09.2024 r.
Zgłoszenia anonimowe nie będą traktowane jako Zgłoszenia wewnętrzne i nie będą przyjmowane przez Spółkę. Zgłoszenia anonimowe Spółka pozostawia bez rozpatrzenia.
Każda osoba wskazana do wykonywania czynności w ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych lub której powierza się wykonywanie czynności określonych Procedurą zgłoszeń wewnętrznych działa na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego przez Zarząd Spółki i jest zobowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych w ramach dokonanego zgłoszenia lub weryfikacji wstępnej zgłoszenia lub weryfikacji zgłoszenia lub podejmowania innych Działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywała tą pracę.
Do zachowania tajemnicy, o której mowa w § 1 ust. 10 Procedury zgłoszeń wewnętrznych zobowiązani są w szczególności: Pełnomocnik ds. zgłoszeń, członkowie Zespołu ds. zgłoszeń, konsultanci lub eksperci, o których mowa w § 4 ust. 13 Procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Każda osoba wskazana w § 1 ust. 10 Procedury zgłoszeń wewnętrznych, która może być w jakikolwiek sposób zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia lub gdy istnieje okoliczność, która mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość co do jej bezstronności przy ocenie danego zgłoszenia (konflikt interesów) nie może brać udziału w postępowaniu wyjaśniającym dotyczącym tego zgłoszenia. W tym przypadku stosuje się postanowienia § 2 pkt 5) lub § 4 ust. 15, 16 Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.
Każda osoba wskazana do wykonywania czynności w ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych lub której powierza się wykonywanie czynności określonych Procedurą zgłoszeń wewnętrznych jest osobą niezależną w ramach sprawowania tej funkcji, a tym samym nie może ponosić jakichkolwiek negatywnych konsekwencji za wypełnianie swoich obowiązków, wynikających z Procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 2
Definicje

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:

Procedurze zgłoszeń wewnętrznych – rozumie się przez to Wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w ZOO Wrocław Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu;
Spółce – rozumie się przez to ZOO Wrocław Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000350789, NIP: 8982167437, REGON: 021125219;
Osobie dokonującej zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza Spółce informację o Naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą, a w szczególności: pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, byłych pracowników lub współpracowników, osoby ubiegające się o zatrudnienie lub świadczenie usług, przedsiębiorców, członków organów Spółki, osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystów, praktykantów oraz wolontariuszy;
Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą, w tym Osobę dokonującą zgłoszenia;
Pełnomocniku ds. zgłoszeń – rozumie się przez to Dyrektora ds. Bezpieczeństwa, a w razie jego nieobecności lub braku możliwości wykonywania czynności z uwagi na konflikt interesów – Kierownika Sekcji Administracji, Transportu i Eksploatacji, a w razie ich nieobecności lub braku możliwości wykonywania przez nich czynności z uwagi na konflikt interesów – inną wyznaczoną i upoważnioną przez Zarząd Spółki osobę. Pełnomocnik ds. zgłoszeń upoważniony jest do: przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych i występowania do Sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz do przekazywania Sygnaliście Informacji zwrotnej. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu i istnieje potrzeba wyznaczenia innej osoby zgodnie ze zdaniem poprzedzającym, organem właściwym do jej wyznaczenia jest Rada Nadzorcza Spółki. Zarząd Spółki jest wówczas zobowiązany do zwołania posiedzenia Rady Nadzorczej Spółki z porządkiem obrad uwzględniającym wyznaczenie ww. osoby i do udzielenia pełnomocnictwa wyznaczonej przez Radę Nadzorczą osobie;
Zespole ds. zgłoszeń – rozumie się przez to zespół pracowników zatrudnionych w Spółce składający się z: Pełnomocnika ds. zgłoszeń, zatrudnionego w Spółce Radcy prawnego, Kierownika Biura Zarządu, który to zespół jest upoważniony do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje;
Naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ppkt a)-p);
Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której Osoba dokonująca zgłoszenia uczestniczyła w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracowała, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w Kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, lub pełnienia służby w Spółce, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub innego postępowania na podstawie przepisów prawa;
Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie Spółce Informacji o naruszeniu prawa przez Kanał zgłoszenia określony Procedurą zgłoszeń
wewnętrznych, przy czym zgłoszenia anonimowe nie stanowią Zgłoszenia wewnętrznego i Spółka pozostawia je bez rozpatrzenia;
Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo Organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Osobie dokonującej zgłoszenia informację na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań;
Kanale zgłoszenia – należy przez to rozumieć określone w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych techniczne i organizacyjne rozwiązanie umożliwiające dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego;
Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928 z późn. zm.);
Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

§ 3
Naruszenia prawa zgłaszane w ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zgłoszenia wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie naruszeń prawa w zakresie dotyczącym:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
Załącznik do uchwały nr 36/2024
Zarządu ZOO WROCŁAW Sp. z o.o.
z dnia 17.09.2024 r.
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ppkt a)-p).

§ 4
Tryb dokonywania Zgłoszenia wewnętrznego

Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego za pomocą następującego Kanału zgłoszenia: platformy internetowej SygnaApp dostępnej pod adresem: https://sygnaapp.pl/system-zgloszen-wewnetrznych/zoo-wroclaw-sp-z-o-o/.
Instrukcja obsługi dla Sygnalisty dostępna jest na stronie https://sygnaapp.pl/system zgloszen-wewnetrznych/zoo-wroclaw-sp-z-o-o/
Dostęp do Kanału zgłoszenia posiadają: Dyrektor ds. Bezpieczeństwa i Kierownik Sekcji Administracji, Transportu i Eksploatacji.
W celu rzetelnej weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego oraz skutecznego podjęcia Działania następczego Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać co najmniej:
1. dane Osoby dokonującej zgłoszenia tj. imię i nazwisko, adres korespondencyjny lub
  adres poczty elektronicznej Osoby dokonującej zgłoszenia, zwane dalej adresem do kontaktu Sygnalisty;
2. dane osób, które dopuściły się Naruszenia prawa, o ile ich dane są znane;
3. dokładny opis Naruszeń prawa oraz ich daty.
Zgłoszenie wewnętrzne dodatkowo może wskazywać zebrane dowody, w tym wykaz świadków.
Formularz Zgłoszenia wewnętrznego dostępny jest na platformie internetowej SygnaAPP pod adresem: https://sygnaapp.pl/system-zgloszen-wewnetrznych/zoo wroclaw-sp-z-o-o/dodaj-zgloszenie
Zgłoszenia wewnętrzne rejestrowane są na bieżąco przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
W przypadku Zgłoszenia wewnętrznego zawierającego adres do kontaktu Osoby dokonującej zgłoszenia, Pełnomocnik ds. zgłoszeń, w terminie do 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego. Potwierdzenie, o którym mowa w zdaniu poprzednim może także nastąpić poprzez przesłanie potwierdzenia do Osoby dokonującej zgłoszenia na platformie internetowej SygnaApp.
Pełnomocnik ds. zgłoszeń niezwłocznie po wpływie zgłoszenia dokonuje jego wstępnej weryfikacji i w razie takiej potrzeby niezwłocznie zwołuje posiedzenie Zespołu ds. zgłoszeń.
Wstępna weryfikacja zgłoszenia polega na ustaleniu czy zgłoszenie stanowi Zgłoszenie wewnętrzne w rozumieniu Procedury zgłoszeń wewnętrznych i czy zawiera informacje pozwalające na podjęcie Działań następczych.
Pełnomocnik ds. zgłoszeń może zwrócić się do Osoby dokonującej zgłoszenia o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jej posiadaniu. Jeżeli Osoba dokonująca zgłoszenia sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jej tożsamości, Pełnomocnik ds. zgłoszeń odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
W przypadku gdy Zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób nieprawdziwe, lub niemożliwe jest uzyskanie od Osoby składającej zgłoszenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji bez których weryfikacja Zgłoszenia wewnętrznego nie jest możliwa, Zespół ds. zgłoszeń może odstąpić od weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego, o czym Pełnomocnik ds. zgłoszeń informuje Osobę dokonującą zgłoszenia podając jednocześnie przyczyny, z powodu których Zespół ds. Zgłoszeń odstąpił od weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego. Informacja przekazywana jest na platformie internetowej SygnaApp.
Zespół ds. zgłoszeń podejmuje Działania następcze, w tym weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego bez zbędnej zwłoki, dochowując należytej staranności. Weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego ma na celu ustalenie: czy doszło do Naruszenia prawa wskazanego w Zgłoszeniu wewnętrznym, wyjaśnienie okoliczności sprawy, zebranie i zabezpieczenie w niezbędnym zakresie dowodów. Postępowanie wyjaśniające ma charakter poufny.
Zespół ds. zgłoszeń może wnioskować do Zarządu Spółki o udział w postępowaniu wyjaśniającym konsultantów lub ekspertów, których zadaniem będzie wsparcie weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zachodzi potrzeba konsultacji w badanym zakresie. Konsultant lub ekspert na zlecenie Spółki sporządza opinię dotyczącą przedmiotu Zgłoszenia wewnętrznego. Wyboru konsultanta lub eksperta dokonuje Zespół ds. zgłoszeń, a umowę z nimi zawiera Spółka.
Zespół ds. zgłoszeń działa kolegialnie, podejmując decyzje zwykłą większością głosów.
W przypadku niemożliwości udziału w posiedzeniu członka Zespołu ds. zgłoszeń, Zarząd Spółki powołuje zastępców członków Zespołu ds. zgłoszeń na czas niemożliwości udziału członka Zespołu ds. Zgłoszeń w pracach Zespołu ds. Zgłoszeń. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu i istnieje potrzeba powołania zastępców członków Zespołu ds. zgłoszeń zgodnie ze zdaniem poprzedzającym, organem właściwym do ich wyznaczenia jest Rada Nadzorcza Spółki. Zarząd Spółki jest wówczas zobowiązany do zwołania posiedzenia Rady Nadzorczej Spółki z porządkiem obrad uwzględniającym powołanie ww. osób i do udzielenia pełnomocnictwa wyznaczonym przez Radę Nadzorczą osobom.
Za okoliczności powodujące brak możliwości uczestnictwa członka Zespołu ds. zgłoszeń w pracach Zespołu ds. zgłoszeń uznaje się jego usprawiedliwioną nieobecność w pracy albo konflikt interesów, o którym mowa w § 1 ust. 12 Procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Z każdego posiedzenia Zespołu ds. zgłoszeń Pełnomocnik ds. zgłoszeń sporządza protokół, który podpisują wszyscy uczestniczący w posiedzeniu członkowie Zespołu ds. zgłoszeń, przy czym każdy z członków jest uprawniony do wpisania do protokołu zdania odrębnego. Protokół zawiera w szczególności: datę posiedzenia, imiona i nazwiska członków Zespołu ds. zgłoszeń obecnych na posiedzeniu, podjęte przez Zespół ds. zgłoszeń czynności wraz z ich opisem oraz podjęte przez Zespół ds. zgłoszeń decyzje.
Pełnomocnik ds. zgłoszeń, członkowie Zespołu ds. zgłoszeń oraz wszystkie inne osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, w tym konsultanci i eksperci, przed przystąpieniem do czynności, składają pisemne oświadczenia o zobowiązaniu się do zachowania w tajemnicy informacji pozyskanych w ramach pełnienia funkcji przewidzianej dla nich w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w zdaniu poprzednim obowiązuje również po ustaniu zatrudnienia czy pełnienia ww. funkcji.
Pełnomocnik ds. zgłoszeń, członkowie Zespołu ds. zgłoszeń oraz wszystkie inne osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, w tym konsultanci i eksperci po złożeniu Zgłoszenia wewnętrznego, a przed przystąpieniem do wykonywania czynności składają pisemne oświadczenia potwierdzające brak konfliktu interesów.
Zespół ds. zgłoszeń w ramach podejmowanych Działań następczych ma prawo do wglądu w dokumentację niezbędną do wyjaśnienia Zgłoszenia wewnętrznego, uzyskiwania wyjaśnień i informacji od zgłaszającego, pracowników Spółki i innych osób, oraz podejmowania innych czynności niezbędnych do wyjaśnienia Zgłoszenia wewnętrznego. Wyjaśnienia pracowników lub innych osób stanowią załączniki do protokołów i są podpisane przez osoby składające wyjaśnienia.
Wyniki postępowania wyjaśniającego i podjętych działań przedstawiane są Zarządowi Spółki w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia w formie raportu końcowego zawierającego: opis sytuacji, opis czynności podjętych w ramach weryfikacji, ocenę czy zgłoszenie było zasadne, czy bezzasadne, ewentualnie rekomendacje.
Po przeprowadzeniu weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego Zespół ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do jego zasadności, uznając Zgłoszenie wewnętrzne za:
1. zasadne – wówczas Zespół ds. zgłoszeń wydaje rekomendacje o stosownych
  działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała Naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom, co wskazane w zgłoszeniu, w przyszłości;
2. bezzasadne – wówczas Zespół ds. zgłoszeń oddala Zgłoszenie wewnętrzne.
Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje Osobie dokonującej zgłoszenia informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Osoba dokonująca zgłoszenia nie podała adresu do kontaktu.
Osoby zobowiązane do podejmowania czynności określonych w Wewnętrznej procedurze zgłoszeń są w związku z dokonaniem Zgłoszenia wewnętrznego zobowiązane do zachowania należytej staranności.
Postępowania wyjaśniającego nie wszczyna się, a zgłoszenie zostaje zamknięte na etapie weryfikacji wstępnej jeżeli nie stanowi ono Zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności gdy nie podlega pod zakres podmiotowy lub przedmiotowy określony w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych lub jest to zgłoszenie anonimowe. Z każdego zamknięcia zgłoszenia Pełnomocnik ds. zgłoszeń sporządza notatkę zawierającą opis zgłoszenia i wskazanie przyczyn zamknięcia zgłoszenia na etapie weryfikacji wstępnej, bez wskazywania danych Osoby dokonującej zgłoszenia. Pełnomocnik ds. Zgłoszeń przekazuje notatkę Zarządowi Spółki, a gdy zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu Spółki – Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje notatkę Radzie Nadzorczej Spółki.

§ 5
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, prowadzonym elektronicznie.
Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Pełnomocnik ds. zgłoszeń.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1. numer Zgłoszenia wewnętrznego;
2. przedmiot Naruszenia prawa;
3. dane osobowe Osoby dokonującej zgłoszenia oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu Osoby dokonującej zgłoszenia;
5. datę dokonania Zgłoszenia wewnętrznego;
6. informację o podjętych Działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.
Wpisu do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie Zgłoszenia wewnętrznego, w sposób rzetelny, odzwierciedlający faktyczny przebieg czynności podjętych w związku z przyjętym zgłoszeniem.
Zgłoszenia wewnętrzne są rejestrowane wyłącznie w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 6
Ochrona Sygnalisty, Osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz Osób powiązanych z sygnalistą w związku z dokonaniem Zgłoszenia wewnętrznego

Osobie dokonującej zgłoszenia oraz Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osobie powiązanej z sygnalistą Spółka zapewnia ochronę przed możliwymi Działaniami odwetowymi.
Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 Spółka w szczególności:
1. podejmuje działania gwarantujące, że wszelkie podejmowane w wyniku lub w związku ze Zgłoszeniem wewnętrznym czynności, a w szczególności związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Ochrona poufności trwa także po zakończeniu postępowania prowadzonego wskutek dokonanego Zgłoszenia wewnętrznego.
2. podejmuje stosowne działania wobec osób, które dopuściły się wobec Sygnalisty lub Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia jakichkolwiek działań stanowiących Działanie odwetowe, stosując wewnętrzne regulacje prawne obowiązujące w Spółce i przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
Działania wskazane w ust. 2 pkt 1) obejmują przede wszystkim:
1. ograniczenie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem wewnętrznym wyłącznie dla osób uprawnionych,
2. odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności pozyskanych w postępowaniu określonym w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych, w tym danych osobowych.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o Naruszeniu prawa.
Nie podlega ochronie Sygnalista, który dokonuje Zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.
Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14. mobbingu;
15. dyskryminacji;
16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty;
  przy czym za działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia wewnętrznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, ust. 7 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia.
Ochrona Sygnalisty określona w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych nie zastępuje ochrony wynikającej z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
Podejmowanie jakichkolwiek działań/zaniechań zakazanych postanowieniami Procedury zgłoszeń wewnętrznych lub przepisami prawa powszechnie obowiązującego wobec Sygnalisty może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego tych działań/zaniechań ze Spółką.
Takiej samej ochronie co Sygnalista podlegają Osoba pomagająca w zgłoszeniu oraz Osoba powiązana z sygnalistą.
Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia Działań odwetowych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Pełnomocnika ds. zgłoszeń, który zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będą ujawniane podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim, ani innym pracownikom lub współpracownikom Spółki poza pracownikami/współpracownikami wyznaczonymi i upoważnionymi do podejmowania czynności w ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie co tożsamość Sygnalisty.
Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia przez Spółkę Działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla ww. czynności nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie jego danych osobowych, pozwalających na ustalenie tożsamości Sygnalisty. Zgoda, o której mowa w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu musi być wyraźna.

§ 7
Postanowienia końcowe

Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacjach z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w Spółce.
Dyrektor ds. Bezpieczeństwa odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich osób wykonujących pracę w Spółce z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych.
Każda osoba wykonująca pracę w Spółce zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Naruszenie postanowień Procedury zgłoszeń wewnętrznych podlega sankcjom określonym w przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz Regulaminie pracy Spółki.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się właściwe przepisy powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928 z późn. zm.). W przypadku jakichkolwiek wątpliwości interpretacyjnych postanowienia Procedury zgłoszeń wewnętrznych należy interpretować w sposób zgodny z ustawą, o której mowa w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę zgodnie z § 1 ust. 3 Procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Dyrektor ds. Bezpieczeństwa dokonuje systematycznego przeglądu Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie rzadziej niż raz na rok.
Zmiany Procedury zgłoszeń wewnętrznych są dokonywane w sposób właściwy dla jej ustanowienia.

Pobierz w wersji PDF

Zobacz